वेळेच्या नियोजन

Photo by Pixabay from Pexels

परिणामांची पडताळणी टाळणे : बदल सतत घडत असतात. आपण केलेल्या कामामुळे बदल होतात. परिस्थितीनुसार आपण काम करण्याची पद्धत बदलत असतो; परंतु यामध्ये आपण झालेला बदल, मिळालेला परिणाम याची पडताळणी करत नाही. आपण जे ठरवले होते अगदी त्याप्रमाणे घडले आहे की त्यात काही फरक आहे हे पडताळणे गरजेचे आहे. बदल होण्यास कारणे कोणती हे बघणे गरजेचे. मागील गोष्टींचा आढावा घेतल्यास, पुढील नियोजनास मदत होते.

उपाय -

१. कागदी कामे कमी करणे :

बरेच लोक कागदोपत्री व्यवहार करतात. लिखाण, टिपण, टंकलेखन, फायलिंग इत्यादीमध्ये आपला वेळ वाया घालवतात. कागदोपत्री व्यवहार चांगला आहे; परंतु शक्य तितका कमी असण्याकडे लक्ष द्यावे. यासाठी स्वतःच्या मनातील भीती दूर करावी. स्वतःला कमी धोक्याची कामे करण्यास प्रोत्साहित करावे. स्वतःची निर्णयक्षमता वाढवावी. याने आपली कामे त्वरित होतील व आपणासमोरील कागदांचा ढीग कमी होण्यास मदत होईल.

1. आपण कागदोपत्री व्यवहार कमी करून, इतरांनाही तो कमी करण्यास सांगावे. गरजेचे व्यवहार मात्र चालू ठेवावे.
2. आपण एखादी संस्था चालवीत असाल तर तेथे छापील स्वरूपात रजेचे अर्ज, सुटीचे अर्ज, हजेरीपत्रक, पगारपत्रक इत्यादी ठेवावे. याने लांबलचक कागदी व्यवहारापासून सुटका होते.
3. आपला संदेश कागदोपत्री देण्याऐवजी शक्य असेल तर बोलून दाखवावा, तसेच आपला संदेश कमीत कमी शब्दात मांडावा.
4. इतरांचाही वेळ वाचेल व त्यांनाही कागदोपत्री व्यवहाराचा त्रास होणार नाही याची दखल घ्यावी. आपण पाठवलेल्या पत्रासोबत नेहमी रिटर्न लेटर सोबत पाठवावे, जेणेकरून आपणाला उत्तर मिळणे सोपे जाईल व इतरांनाही त्रास होणार नाही.
5. सतत ज्या लोकांशी पत्रव्यवहार आहे त्यासाठी छापील काहीतरी असा एक मजकूर तयार ठेवावा, जो आपण नेहमी वापरतो, जसे पत्ता, तारीख, अभिवादन, सही याने टंकलेखन किंवा इत्यादी लेखनाचा वेळ वाचेल. कागदोपत्री काम वाचणाऱ्यास सोपे जाईल असे असले पाहिजे.

२. दूरसंचार प्रणालीचा जास्तीत जास्त वापर :

एका दूरध्वनीमुळे तुमची एक चक्कर वाचत असेल तर दूरध्वनी करणे केव्हाही चांगले. जाण्या-येण्यात तुमचा वेळ व पैसा दोन्ही खर्च होतात. दूरध्वनीची सेवा उपलब्ध असल्यास तिचा जास्तीत जास्त वापर करावा. कोठे निघण्यापूर्वी एकदा तरी विचार करावा की. फोनने माझे काम होऊ शकते का?

• तसेच संदेशाची देवाण-घेवाण दोन्ही बाजूने होऊ द्यावी. कनिष्ठ व वरिष्ठ ही संकल्पना सोडून दूरध्वनीद्वारे जर संभाषण होत असेल तर ते जरूर करावे. • दूरध्वनी घेताना घाई करू नये. महत्त्वाचाच असेल तर दूरध्वनी करणारा
• दुसऱ्यांदा तुम्हाला डायल करेल. - दूरध्वनी जर बहुसंख्य लोकांना करावयाचे असतील व ते पुन्हा पुन्हा करावयाचे
• असतील तर रोजचाच एक ठरावीक वेळ त्यास द्यावा. अर्धा ते एक तास पुरे. या वेळेत सर्वांना दूरध्वनी करून आपली कामे करावीत.
• दूरध्वनीवरही आपण शब्दांची मर्यादा पाळावी. मोजके व मुद्याचे बोलावे.
• संभाषण जर जास्तच लांब होत असेल तर ई-मेल करणे किंवा पत्र लिहिणे जास्त चांगले.
• शक्य तिथे सरल मोबाईल संदेश वापरावेत. याद्वारे येण्याजाण्याची सूचना द्यावी.
• बहुतांश ऑफिसांमध्ये इंटरकॉमची सुविधा आहे. त्याचा जास्तीत जास्त उपयोग करण्यास शिकावे.
• काय बोलावे, किती बोलावे, हे अगोदरच ठरवून ठेवले तर वेळ वाचण्यास मदत होते.

 

वेळ का जातो?

 

वेळ वाया जाण्याची दोन प्रमुख कारणे आहेत.

१. बाह्य कारणे,

२. अंतर्गत कारणे

 

१) बाहेरील कारणे -

इतर लोकांमुळे तुमचा वेळ वाया जाऊ शकतो. त्याला सर्वथा तुम्ही जबाबदार नसता.

 

२. अंतर्गत कारणे

जेव्हाही आपण आपल्या स्वतः मुळे वेळ घालवतो तेव्हा आपण वेळ आपल्या अंतर्गत कारणानमुळे घालवत आहोत हे लक्षात ठेवा.